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2016年自考公文写作与处理考点:装盒

发布时间:2019-06-03 23:03 来源:未知 编辑:admin

  归档文件的装盒是指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面,盒脊及备考表等工作内容。

  (1)档案盒。档案盒是归档文件的装具,应采用无酸纸制作,其作用是存放和保护归档文件,它不具备档案保管单位的作用。档案盒可竖式摆放也可横式摆放。

  档案盒封面应标明全宗名称,即立档案单位全称或规范的简称,其外形尺寸为310mm×220mm(长x宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置检索项,包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号六项,分述如下:

  ①全宗号:即立档单位的代号,由当地国家综合档案馆确定,暂未确定的可空着不填。

  ②年度:应填写档案的形成年度,并填写全称,如“1998”、“2003”。

  ④机构(问题):填写机构名称如“党办”、“宣教处”或问题如“行政”、“人事”等⑤起止件号:填写盒内第一份文件和最后一份文件的件号,中间用“”号连接。如“130”、“3160”等。

  ⑥盒号:即档案盒的排列顺序号,盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制,或在档案移交进馆时按进馆要求编制。

  (2)装盒要求。归档文件装盒时,应按照分类方法,将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中,其具体要求是:不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒;不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。

  (3)备考表。每一盒内的归档文件之后应放置备考表,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明;它是档案部门对归档文件进行动态管理所采取的有效措施。备考表应设置盒内文件情况说明、整理人、检查人及日期等项目。

  ①盒内文件情况说明:要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件收集齐全完整的程度,文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等;整理工作完毕后,归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况,以及说明归档文件目录中备注项加“*”的内容。

  ③检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写,也可与机关内部机构负责人联署。

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